Privātuma politika

 

Šī ir Akciju sabiedrības KALCEKS (“Kalceks”) Privātuma politika. 

Tās mērķis ir izskaidrot datu subjektiem, kā Kalceks apstrādā fizisko personu datus, pārredzami darīt zināmu datu subjektu tiesību īstenošanas kārtību un pasākumus, kā arī aprakstīt citus ar fizisko personu datu aizsardzību saistītos jautājumus. Tā ir izstrādāta arī, lai nodrošinātu, ka datu subjekti var realizēt savas ar likumu piešķirtās tiesības vienkāršā, tiem pieejamā un saprotamā veidā. Tā kā fizisko personu datu aizsardzības normatīvais regulējums izvirza vispārīgu mērķi nodrošināt personu privātumu un vienīgais veids, kā nodrošināt šī mērķa izpildi, ir padarīt personas datu aizsardzību par neatņemamu privāto un publisko tiesību subjektu darbības sastāvdaļu, Kalceks nodrošina, ka visi personas dati, kas nonāk Kalceks rīcībā, tiek atbilstoši aizsargāti un atrodas drošībā. Atbilstoša aizsardzība ir nepieciešamo tehnisko un organizatorisko līdzekļu izmantošana un personas datu apstrāde atbilstoši normatīvajam regulējumam.

Privātuma politika ir izstrādāta saskaņā ar Eiropas Parlamenta un Padomes Regulu (ES) 2016/679 (2016.gada 27.aprīlis) “par fizisku personu aizsardzību attiecībā uz personas datu apstrādi un šādu datu brīvu apriti un ar ko atceļ Direktīvu 95/46/EK” (Vispārīgā datu aizsardzības regula) (“VDAR”), kā arī Fizisko personu datu apstrādes likumu un citiem normatīvajiem aktiem, kas regulē fizisko personu datu apstrādes jautājumus. 

Šajā Privātuma politikā lietotie termini un to jēga ir tāda pati, kā VDAR 4. pantā sniegtajās definīcijās.

Kalceks aicina laiku pa laikam visus datu subjektus rūpīgi iepazīties ar šo Privātuma politiku, lai iegūtu aktuālo informāciju par Kalceks veiktajiem personas datu apstrādes procesiem, jo tie laika gaitā var mainīties.

Informācija par Kalceks mājaslapā īstenoto personas datu apstrādi saistībā ar sīkdatnēm lūdzam skatīt mūsu Sīkdatņu politikā [links].

Pārzinis

Jūsu personas datu pārzinis ir akciju sabiedrība “Kalceks”, reģistrācijas numurs 40003988264, juridiskā adrese Krustpils iela 71E, Rīga, LV-1057.

Kalceks kontaktinformācija ar personas datu apstrādi saistītajos jautājumos ir: [email protected], kā arī Krustpils iela 71E, Rīga, LV-1057.

Personas datu kategorijas

  1. Dažādu nolūku izpildei Kalceks apstrādā galvenokārt šādas personas datu kategorijas:

Nr.

Datu kategorija

Datu kategorijā ietilpstošu datu piemēri

1.

Identifikācijas dati

Vārds, uzvārds, personas kods, dzimšanas gads, dzimums

2.

Amata informācija

Amata nosaukums, pozīcija 

3.

Kontaktinformācija

Telefona numurs, e-pasts, adrese

4.

Informācija, kas tiek apstrādāta Kalceks mājaslapas apmeklējuma gadījumā

IP adrese, tīkla un atrašanās vietas dati, kā arī cita informācija, kuras apstrādei Jūs piekrītat mājaslapas apmeklējuma ietvaros; ar detalizētu informāciju par ar sīkdatnēm veikto personas datu apstrādi aicinām iepazītiesKalceks Sīkdatņu politikā [links]

5.

Cita informācija

Informācija, kuru Jūs mums sniedzat attiecīgās vēstules, pieprasījuma vai jautājuma nolūkā, piemēram, jebkāda cita informācija, kas ietverta Jūsu CV un pieteikuma vēstulē, iesniegumā vai citā dokumentā

6.

Videonovērošanas rezultātā iegūtā informācija

Digitālais attēls, stāja, gaita, cita attēlā redzamā informācija, ierašanās laiks, telpu pamešanas laiks

  1. Kalceks savu iekšējo personāla vadības procesu nodrošināšanai apstrādā galvenokārt šādas Kalceks darbinieku personas datu kategorijas:

Nr.

Datu kategorija

Datu kategorijā ietilpstošu datu piemēri

1.

Identifikācijas dati

Vārds, uzvārds, personas kods, dzimšanas datums, dzimums, foto

2.

Kontaktinformācija

Adrese, dzīvesvieta, telefona numurs, e-pasts

3.

Profesionālā informācija

Amats, loma, kvalifikācija, izglītība, pieredze, cita CV norādītā informācija, darba pieteikuma saturs un apmācības informācija (piemēram, pieteikuma vēstulē un CV ietvertā informācija, valodu prasmes un citas atbilstošās prasmes, u.c.)

4.

Finanšu informācija

Atalgojums, piemaksas, informācija par apgādībā esošām personām, nodokļu un sociālās apdrošināšanas iemaksas

5.

Ar darba tiesiskajām attiecībām saistītā informācija

Obligāto veselības pārbaužu informācija, arodslimības, prombūtne (attaisnota un neattaisnota), dalība arodbiedrībā (pirms darba tiesisko attiecību izbeigšanās), novērtējuma informācija, iespējamā pārkāpuma esamības fakts, apraksts, pamatojums, paskaidrojumi, trešo personu sniegtās ziņas par darbinieku, lēmuma pieņemšanas fakts, datums, numurs, būtība. Ar darbinieku apmācību organizēšanu saistītā informācija (apmācību veids, joma, apjoms, datums, rezultāts).

6.

Videonovērošanas rezultātā iegūtā informācija

Digitālais attēls, stāja, gaita, cita attēlā redzamā informācija, ierašanās laiks, telpu pamešanas laiks 

7. 

Sociālo tīklu informācija

Sociālajos tīklos (piemēram, likedin.com, facebook.com) esošā informācija, tostarp, attēli

Jebkurā gadījumā Kalceks Jūsu datus apstrādās tikai tad, ja šo personas datu apstrādei būs konstatējams skaidrs nolūks un to apstrāde būs pamatota ar kādu no (vienu vai vairākiem) tiesiskajiem pamatiem.

Kā Kalceks iegūst personas datus

Kalceks Jūsu personas datus iegūst galvenokārt šādos veidos: 

  1. Jūs personīgi nododat personas datus apstrādei, citos gadījumos arī paužot piekrišanu šo personas datu apstrādei (piemēram, apmeklējot Kalceks mājaslapu, uzdodot jautājumus vai citā veidā sazinoties ar Kalceks, izmantojot mājaslapā paredzēto saziņas rīku, vai rakstot uz Kalceks vai Kalceks darbinieku pārvaldītajām e-pasta adresēm, kā arī citā veidā izmantojot Kalceks sniegtos pakalpojumus, tostarp, ierodoties klātienē Kalceks birojā);

Gadījumā, ja Jūs pēc savas brīvas izvēles sniedzat mums personas datus, lūdzam ņemt vērā attiecīgo personas datu iesniegšanas nolūku un ievērot šī nolūka sasniegšanai nepieciešamo un nododamo personas datu apjomu. Kalceks lūdz personas datus norādīt tikai tiktāl, ciktāl tas nepieciešams attiecīgās vēstules, pieprasījuma vai jautājuma nolūkā, kā arī, jo īpaši aicina nenorādīt savu personas kodu, veselības un citus īpašus (konfidenciālus) datus, finanšu datus, citus pārmērīgus vai uz konkrēto jautājumu neattiecināmus personas datus. 

  1. Atsevišķos gadījumos Kalceks personas datus var iegūt arī no citiem subjektiem, piemēram, citām juridiskām vai fiziskām personām (piemēram, slēdzot līgumu ar Kalceks partneri, kas Jūs norāda kā kontaktpersonu), kā arī iegūt tos no informācijas, kas ietverta dažādos publiskajos reģistros, tāpat arī saņemt tos no valsts iestādēm, tostarp, tiesām un tiesībsargājošajām iestādēm. Kalceks var izmantot arī publiski pieejamo informāciju, kas var saturēt personas datus, kā arī iegūt informāciju no videonovērošanas ierakstiem;

Personas datu apstrādes nolūki

Kalceks Jūsu personas datus apstrādā galvenokārt šādiem nolūkiem:

Nr.

Nolūks

Skaidrojums

1.

Pakalpojumu sniegšanai (komercdarbības īstenošanai)

  • Līguma saistību izpildei ar klientiem;
  • Pakalpojumu darbības nodrošināšanai / uzturēšanai;
  • Pakalpojumu uzlabošanai, jaunu pakalpojumu attīstībai;
  • Apkalpošanai;
  • Iesniegumu izskatīšanai;
  • Sūdzību izskatīšanai;
  • Tiešā mārketinga aktivitātēm;

2.

Kalceks un trešo personu drošības un interešu nodrošināšanai

  • Informācijas drošībai
  • Informācijas sistēmu drošībai
  • Tiesisko interešu aizsardzība

3.

Informācijas sniegšanai 

  • Valsts pārvaldes iestādēm, tiesām, tiesībsargājošām iestādēm ārējos normatīvajos aktos noteiktajā kārtībā un apjomā

4.

Kalceks personāla vadības procesu un korporatīvās kultūras nodrošināšanai

  • Personāla atlase
  • Darba līguma noslēgšana un izpilde
  • Darba laika uzskaite
  • Darba samaksas aprēķina un darba samaksas veikšanas nodrošināšana
  • Grāmatvedības prasību izpilde
  • Darbinieku sociālo labumu nodrošināšana
  • Darba pienākumu izpildes fiksēšana, novērtēšana un kontrole
  • Korporatīvā kultūra

Personas datu apstrāde tiešā mārketinga ietvaros

Kalceks var apstrādāt Jūsu personas datus arī tiešā mārketinga ietvaros. Tiešā mārketinga ietvaros Kalceks var Jums uz e-pastu nosūtīt:

  1. uzaicinājumus piedalīties dažādās aptaujās, intervijās u.tml.;
  2. uzaicinājumus uz dažādiem pasākumiem;
  3. uzaicinājumus aizpildīt atsauksmes formas u.tml.; 
  4. informāciju par jaunumiem, Kalceks piedāvājumiem u.tml.;

Vienlaikus Kalceks aicina ņemt vērā, ka Kalceks īstenos Jūsu personas datu apstrādi tiešā mārketinga ietvaros tikai divos gadījumos:

  1. ja ir saņemta Jūsu piekrišana (proti, Jūs pats esat pierakstījies uz tiešā mārketinga ziņojumu saņemšanu un šādā veidā sniedzis savus personas datus (e-pastu, vārdu, uzvārdu) - tā sauktais “opt-in” princips), vai
  2. ja Jūs jau esat Kalceks klients, kurš nav skaidri iebildis pret Jūsu iepriekš sniegto personas datu (e-pasts, vārds, uzvārds) apstrādi tiešā mārketinga ziņojumu saņemšanai par līdzīgiem Kalceks piedāvātajiem pakalpojumiem (proti, Kalceks šajā gadījumā izmantos Jūsu e-pasta adresi, kas iepriekš iegūta no Jums komercdarbības ietvaros - tā sauktais “soft opt-in” princips)

Kalceks tāpat lūdz ņemt vērā, ka Jums jebkurā laikā ir iespējams atteikties no tiešā mārketinga ziņojumu saņemšanas. To var izdarīt šādos veidos:

  1. izvēloties attiecīgo bezmaksas iespēju attiecīgajā no Kalceks saņemtajā ziņojumā (“unsubscribe”; “atteikties”)
  2. rakstot uz: [email protected] vai Krustpils iela 71E, Rīga, LV-1057.

Tiesiskais pamats

Kalceks apstrādā personas datus galvenokārt uz šādiem tiesiskajiem pamatiem:

Nr.

Tiesiskais pamats

Skaidrojums

1.

Līguma noslēgšana un izpilde

  • Datu apstrāde, kas tiek veikta, lai noslēgtu līgumu starp Kalceks un Jums, kā arī, lai šo līgumu izpildītu, 

2.

Normatīvo aktu nosacījumu izpilde

  • Datu apstrāde, kas tiek veikta sakarā ar dažādos normatīvajos aktos noteikto uz Kalceks attiecināmo pienākumu izpildi

3.

Kalceks leģitīmās intereses

Datu apstrāde, kas tiek veikta nolūkā nodrošināt Kalceks kā pārziņa leģitīmās intereses, piemēram:

  • Veikt komercdarbību un sniegt pakalpojumus 
  • Identificēt datu subjektus (piemēram, datu pieprasījuma gadījumos)
  • Novērst riskus komercdarbībai (piemēram, dažādus riskus, kas saistīti ar trešo personu vai lietotāju rīcību)
  • Novērst drošības riskus (piemēram, dažādus riskus, kas saistīti ar personas datu drošības apdraudējumiem no trešo personu puses)
  • Analizēt pakalpojumu sniegšanu, nolūkā to attīstīt un uzlabot (piemēram, padarīt pakalpojumu sniegšanu efektīvāku un ērtāku) 
  • Novērst krāpnieciskas un citas prettiesiskas darbības un aizsargāt Kalceks no šādas rīcības negatīvajām sekām (piemēram, nepieļaut noziedzīgus nodarījumus)
  • Uzraudzīt pakalpojumu sniegšanu, lai novērstu tehniskas problēmas (piemēram, nodrošināt kvalitatīvu pakalpojumu sniegšanu bez tehniskiem traucējumiem)
  • Nodrošināt korporatīvo pārvaldību un uzskaiti
  • Aizsargāt savas tiesiskās intereses, tostarp, vēršoties valsts, pašvaldību un tiesu iestādēs, kā arī tiesībsargājošās institūcijās (piemēram, lai novērstu, atklātu un ierobežotu prettiesiskas trešo personu izpausmes)
  • Informēt sabiedrību par savu darbību, tostarp, izmantojot reklāmu

4.

Jūsu piekrišana

  • Datu apstrāde, kas tiek veikta, pamatojoties uz Jūsu piekrišanu, kas ir izteikta kā aktīva rīcība, tostarp, vēršoties pie mums un sniedzot Jūsu personas datus vai veicot citas aktīvas darbības

 

*Ja Jūsu personas datu apstrāde ir pamatota ar Jūsu sniegto piekrišanu, Jums ir tiesības jebkurā brīdī to atsaukt un Kalceks turpmāk Jūsu personas datus, kurus apstrādā uz piekrišanas pamata, vairs attiecīgam nolūkam neapstrādās. Vienlaikus - piekrišanas atsaukšana nevar ietekmēt tādu personas datu apstrādi, kura ir nepieciešama normatīvo aktu prasību izpildei vai kura pamatota ar līgumu, Kalceks leģitīmām interesēm vai citiem normatīvajos aktos noteiktajiem pamatiem likumīgai datu apstrādei.

Personas datu aizsardzība

Kalceks kā personas datu pārzinis nodrošina:

  1. personas datu konfidencialitāti, nodrošinot, ka personas datus apstrādā (t.sk., tiem piekļūst) tikai tādas personas, kam tas nepieciešams amata pienākumu izpildei. Kalceks pārstāvji, kas ikdienas darba pienākumu ietvaros strādā ar informāciju, kas satur personas datus, ir apmācītas personas datu aizsardzības pasākumos un līgumiski apņēmušās ievērot konfidencialitātes saistības.
  2. atbilstošos tehniskos un organizatoriskos pasākumus personas datu aizsardzībai. Šādi pasākumi, ņemot vērā tehnikas līmeni, īstenošanas izmaksas un apstrādes raksturu, apmēru, kontekstu un nolūkus, kā arī dažādas iespējamības un nopietnības pakāpes riskus attiecībā uz fizisku personu tiesībām un brīvībām, pēc iespējas ietver, piemēram, personas datu pseidonimizāciju, datu minimizēšanu, fiziskās un loģiskās datu aizsardzības pasākumus darba vidē, kā arī rezerves kopiju veidošanu u.c.
  3. tikai pārbaudītu, licencētu un atjauninātu programmatūru. 
  4. datu drošību, citstarp izmantojot šādus tehniskus risinājumus: datu šifrēšanu (SSL), ugunsmūri, ielaušanās aizsardzības un atklāšanas programmatūras.
  5. sertificētu personas datu aizsardzības speciālistu iesaisti personas datu apstrādē un personas datu aizsardzības pasākumu īstenošanā.

Kalceks arī regulāri pārbauda, atjauno un uzlabo savus tehniskos un organizatoriskos pasākumus.

Personas datu saņēmēju kategorijas

Kalceks nenodod personas datus trešajām personām, ja šādai personas datu apstrādei nav tiesiska pamata un nav iepriekš definēts personas datu apstrādes nolūks, kā arī, ja minētās trešās personas, ņemot vērā apstrādes raksturu, apmēru, kontekstu un nolūkus, kā arī dažādas iespējamības un nopietnības pakāpes riskus attiecībā uz fizisku personu tiesībām un brīvībām, nespēj pārredzami nodrošināt atbilstošus tehniskus un organizatoriskus pasākumus, lai nodrošinātu un spētu uzskatāmi parādīt, ka personas datu apstrāde notiek saskaņā ar normatīvajiem aktiem, un/vai nespēj sniegt pamatotas garantijas, ka tiks nodrošināta personas datu apstrādes drošība un datu subjektu tiesību ievērošana.

Dažādu personas datu apstrādes nolūku izpildei personas dati var tikt nodoti:

Personas datu nodošana uz trešajām valstīm

Kalceks nenodod personas datus trešajām personām, kas atrodas ārpus Eiropas Ekonomikas zonas. 

Personas datu glabāšanas ilgums

Kalceks personas datu uzglabāšanas perioda noteikšanā ņem vērā šādus principus:

Auditācijas pieraksti tiek uzglabāti vismaz 18 (astoņpadsmit) mēnešus no to veikšanas dienas. 

Pēc tam, kad iepriekš minētie apstākļi izbeidzas, personas dati tiek neatgriezeniski dzēsti, tostarp tiek dzēstas šo datu veiktās rezerves kopijas.

Personas datu glabāšanas termiņš personāla atlasē:

Automatizēta datu apstrāde

Kalceks datu apstrādes procesā neveic tādu automatizētu personas datu apstrādi, kuras ietvaros tiek pieņemti Jums juridiski saistoši lēmumi.

Datu subjektu tiesības

·       Pienākums sniegt informāciju 

Kalceks ievēro VDAR 13., 14. panta prasības un proaktīvi sniedz šajos pantos paredzēto informāciju datu subjektiem.

·       Piekļuves tiesības (VDAR 15. pants)

Kalceks nodrošina, ka datu subjekti saņem informāciju par personas datu apstrādes procesu, kas uz viņiem attiecas. Pēc datu subjekta pieprasījuma Kalceks normatīvajos aktos noteiktajā kārtībā nodrošina piekļuvi datu subjekta personas datiem. 

·       Tiesības uz personas datu labošanu (VDAR 16. pants)

Kalceks nodrošina, ka normatīvajos aktos noteiktajā kārtībā, bez nepamatotas kavēšanās, tiek laboti neprecīzi datu subjekta personas dati. Ņemot vērā apstrādes nolūkus, datu subjektam ir tiesības, iesniedzot iesniegumu, lūgt, lai nepilnīgi personas dati tiktu papildināti. 

·       Tiesības uz datu dzēšanu (“tiesības tikt aizmirstam”) (VDAR 17. pants),

Kalceks nodrošina, ka pēc datu subjekta pieprasījuma, izpildoties VDAR 17. panta prasībām, uz konkrēto datu subjektu attiecināmie personas dati tiek dzēsti. Kalceks par datu dzēšanu informē datu subjektu, izņemot, ja šāda informēšana prasītu nesamērīgas izmaksas vai nav iespējama. 

·       Tiesības uz apstrādes ierobežošanu (VDAR 18. pants),

Kalceks nodrošina, ka datu subjekta personas datu apstrāde tiek ierobežota, ja izpildās VDAR 18. panta 1.punktā noteiktie kritēriji. Ja apstrāde ir ierobežota saskaņā ar 1. punktu, šādus personas datus, izņemot glabāšanu, apstrādā tikai ar datu subjekta piekrišanu vai tādēļ, lai celtu, īstenotu vai aizstāvētu likumīgas prasības vai lai aizsargātu citas fiziskas vai juridiskas personas tiesības, vai ES vai Latvijai svarīgu sabiedrības interešu dēļ. 

·       Tiesības saņemt informāciju par personas datu labošanu, dzēšanu vai apstrādes ierobežošanu (VDAR 19. pants),

Kalceks katram saņēmējam, kuram personas dati ir izpausti, ziņo par jebkuru personas datu labojumu vai dzēšanu, vai apstrādes ierobežošanu, kas veikta saskaņā ar 16. pantu, 17. panta 1. punktu un 18. pantu, izņemot, ja izrādās, ka tas nav iespējams, vai ja tas ir saistīts ar nesamērīgi lielām pūlēm. Kalceks informē datu subjektu par minētajiem saņēmējiem, ja datu subjekts to pieprasa.

·       Tiesības uz datu pārnesamību (VDAR 20. pants),

Kalceks nodrošina datu subjekta personas datu pārnesamību atbilstoši VDAR 20.panta kritērijiem. Kalceks nodrošina personas datu nosūtīšanu citam pārzinim, ja tas ir tehniski iespējams.

·       Tiesības iebilst (VDAR 21. pants),

Datu subjektam ir tiesības iebilst pret personas datu apstrādi atbilstoši VDAR 21. panta kritērijiem. Kalceks, saņemot VDAR 21.pantam atbilstoši noformētus iebildumus par datu apstrādi no datu subjekta, datus vairs neapstrādā, izņemot, ja iespējams norādīt uz pārliecinošiem leģitīmiem apstrādes iemesliem, kas ir svarīgāki par datu subjekta interesēm, tiesībām un brīvībām, vai lai celtu, īstenotu vai aizstāvētu likumīgas prasības. 

·       Automatizēta individuālu lēmumu pieņemšana, tostarp profilēšana (VDAR 22. pants),

Kalceks nodrošina, ka datu subjektam ir tiesības nebūt tāda lēmuma subjektam, kura pamatā ir tikai automatizēta apstrāde, tostarp profilēšana, kas attiecībā uz datu subjektu rada tiesiskās sekas vai kas līdzīgā veidā ievērojami ietekmē datu subjektu.

·       Tiesības iesniegt sūdzību uzraudzības iestādei,

Fizisko personas datu apstrādes pasākumu atbilstību normatīvajam regulējumam Latvijā uzrauga Datu valsts inspekcija. Ja Jūs uzskatāt, ka Jūsu personas datu apstrāde nenotiek atbilstoši normatīvo aktu prasībām, Jums ir tiesības vērsties ar sūdzību Datu valsts inspekcijā. Datu valsts inspekcijas adrese ir Elijas iela 17, Rīga, LV-1050. Detalizēta informācija pieejama interneta vietnē www.dvi.gov.lv, vai zvanot uz 67 22 31 31, vai rakstot uz [email protected].

Jūs varat realizēt visas iepriekš minētās tiesības, nosūtot pieprasījumu un sazinoties ar mums, izmantojot e-pastu [email protected] vai rakstot uz mūsu juridisko adresi: Krustpils iela 71E, Rīga, LV-1057.

Kalceks aicina sazināties ar mums pirms iesniegt oficiālu sūdzību, lai rastu iespējami ātrāko un efektīvāko problēmas risinājumu.

Atruna

Kalceks ir vienpusējas tiesības veikt labojumus un / vai papildinājumus šajā Privātuma politikā. Spēkā esošā Privātuma politikas versija vienmēr tiek ievietota [links]. Kalceks saglabā iepriekšējās Privātuma politikas versijas, un tās ir pieejamas minētajā vietnē. 

 

 

************